Vous souhaitez configurer la réponse automatique de WhatsApp pour votre entreprise ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est la réponse automatique WhatsApp, comment configurer les réponses automatiques sur WhatsApp Business App et WhatsApp Business API et nous vous fournirons un exemple de message de réponse automatique.
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Que sont les réponses automatiques sur WhatsApp ?
La réponse automatique dans WhatsApp est une fonction qui permet aux entreprises d'envoyer des messages automatisés lorsqu'elles ne sont pas disponibles pour répondre aux messages WhatsApp entrants.
Il existe deux types de messages de réponse automatique pour WhatsApp :
- Messages d'accueil : Messages de bienvenue que les entreprises envoient lorsque les clients entament une conversation pour la première fois ou après 14 jours.
- Messages d'absence: Messages qui répondent aux clients en dehors des heures de bureau
En tant que chef d'entreprise, les messages de réponse automatique sont une fonction pratique. Dans la section suivante, nous vous expliquons en quoi elle est utile à votre entreprise.
Pourquoi utiliser la réponse automatique de WhatsApp ?
Les gens s'attendent à ce que la communication par messagerie instantanée soit immédiate, quelle que soit l'heure de la journée. Cependant, cela n'est pas toujours possible en raison des heures d'ouverture limitées, du manque de personnel, des longues files d'attente, etc.
WhatsApp a mis en place une solution sous la forme de réponses automatiques. Les entreprises peuvent améliorer le service à la clientèle en informant les clients de leur disponibilité et en améliorant les temps de réponse afin d'accroître la satisfaction des clients.
L'utilisation de réponses automatiques pour WhatsApp présente de nombreux avantages, notamment
- Fixer des attentes en matière de temps de réponse en informant les clients de votre disponibilité
- Faites une première impression forte sur les nouveaux clients grâce à un message de bienvenue rapide et chaleureux.
- Recueillir des informations sur les clients à l'aide d'une enquête préalable au chat pour que les agents puissent poursuivre la conversation.
Même si les réponses automatiques de WhatsApp ont beaucoup à offrir aux entreprises, celles-ci doivent également être conscientes de leurs défauts. C'est ce que nous allons voir maintenant.
Limites des réponses automatiques de WhatsApp
Tout d'abord, les réponses automatiques de WhatsApp fonctionnent mieux pour les messages simples et ponctuels. Pour les messages complexes ou les demandes de renseignements, vous aurez besoin d'un agent humain ou d'un agent d'intelligence artificielle pour répondre aux messages des clients.
En outre, les réponses automatiques ne fonctionnent que comme une première réponse. Elles ne peuvent pas assurer le suivi des demandes des clients. Veillez à ce que vos clients sachent qu'un agent les contactera dans le message de réponse automatique.
Enfin, les possibilités de personnalisation sont limitées. Vous pouvez certes personnaliser les messages, mais dans une certaine mesure. Les options de personnalisation se limitent à des éléments tels que le nom du client.
Maintenant que vous connaissez les avantages et les limites des réponses automatiques dans WhatsApp, voyons comment les configurer.
Comment configurer la réponse automatique dans WhatsApp Business Solutions
Les entreprises créent des réponses automatiques pour assurer aux clients qu'ils ne sont pas négligés, pour gérer les attentes en matière de temps de réponse et pour améliorer l'expérience client. Cependant, cette fonction n'est disponible que pour les solutions WhatsApp Business.
Les entreprises peuvent mettre en place des réponses automatiques pour les messages entrants sur WhatsApp via :
Ensuite, nous allons vous guider à travers les étapes nécessaires pour configurer la réponse automatique dans WhatsApp. Commençons par l'application WhatsApp Business.
Comment configurer la réponse automatique dans l'application WhatsApp Business ?
Dans cette section, nous allons voir comment configurer les réponses automatiques sur l'application WhatsApp Business.
Pour définir un message d'accueil, allez dans Outils professionnels, sélectionnez Message d'accueil, rédigez votre message et enregistrez les modifications. Vous pouvez également choisir les destinataires de vos messages d'accueil en incluant ou en excluant certains contacts.
Ensuite, pour définir et activer un message à l'extérieur, allez dans Outils d'entreprise, sélectionnez Message à l'extérieur, personnalisez votre message et enregistrez les modifications.
Ensuite, vous devez choisir l'une des trois façons de chronométrer vos messages d'absence :
- Toujours envoyer: Utilisez cette option si vous êtes disponible pour une période prolongée.
- Selon un calendrier personnalisé: Cette option permet d'envoyer des réponses automatiques à un moment précis de la journée.
- En dehors des heures d'ouverture: Définissez cette période lorsque votre entreprise n'est pas en activité.
Cependant, la réponse automatique pour WhatsApp Business App présente quelques inconvénients, notamment :
- Impossibilité de personnaliser les réponses automatiques pour différents groupes de destinataires
- Le message d'absence ne fonctionne qu'en dehors des heures d'ouverture prédéfinies.
- l'impossibilité de prendre en charge l'intégration de logiciels tiers pour une automatisation plus poussée
En fin de compte, l'application WhatsApp Business ne peut pas faire grand-chose. Sa fonction de réponse automatique ne peut que souhaiter la bienvenue à un nouveau client et annoncer que votre entreprise est fermée et quand attendre une réponse.
Cela suffit si vous dirigez une petite entreprise. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez utiliser WhatsApp Business API . Dans la section suivante, nous verrons comment l'utiliser avec respond.io.
Comment créer des réponses automatisées dans WhatsApp Business API on respond.io
Pour les entreprises plus importantes, vous avez besoin d'une plateforme qui offre des fonctions avancées pour aider à l'automatisation des messages - c'est là que WhatsApp Business API entre en jeu.
Avec WhatsApp Business API, les entreprises peuvent automatiser les réponses en fonction des demandes des clients, capturer les informations des clients et automatiser les ventes et l'assistance à la clientèle, ce qui augmente l'engagement et la satisfaction des clients.
Avant de configurer la réponse automatique dans WhatsApp Business API avec le module Workflows derespond.io, vous devez connecter un compte WhatsApp API à respond.io.
Maintenant, suivez la procédure étape par étape pour configurer la réponse automatique dans WhatsApp Business API.
1. Recherchez les flux de travaildans le menu de navigation latéral et cliquez sur Ajouter un flux de travail.
2. Définissez le déclencheur du flux de travail sur Conversation ouverte.
3. Ajouter l 'étape Étape Date & Heure pour définir vos heures d'ouverture.
Les messages envoyés pendant les heures de bureau seront classés dans la branche "Succès", tandis que les messages envoyés après les heures de bureau seront classés dans la branche "Échec".
4. Cliquez sur le bouton + sous les branches Succès et Échec pour ajouter Envoyer un message.
Veillez à sélectionner WhatsApp comme canal. Enfin, rédigez vos messages d' accueil et d'absence dans la rubrique Texte.
5. Ajoutez l' étape Poser une question pour obtenir des informations sur les clients afin de pouvoir les contacter ultérieurement.
Les réponses peuvent être enregistrées en tant que variables, champs de contact ou étiquettes à utiliser dans d'autres parties du flux de travail. Une fois que vous avez configuré votre flux de travail, enregistrez-le et publiez-le.
Maintenant que vous savez comment configurer la réponse automatique dans WhatsApp, vous êtes prêt à partir, n'est-ce pas ? Pas tant que vous n'aurez pas examiné les meilleures pratiques pour en créer une.
Réponse automatique de WhatsApp : Meilleures pratiques
Il est essentiel que chaque message soit correct, même pour les réponses automatiques. Évitez les messages impersonnels ou génériques, car les clients s'attendent à une interaction humaine. Voici cinq pratiques à suivre pour créer un message de réponse automatique simple et efficace :
- Accusé de réception: Utilisez les messages de réponse automatique pour accuser réception du message d'un client, en lui assurant qu'il a bien été reçu et qu'il sera traité.
- Donnez un délai clair: Indiquez aux utilisateurs s'ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse pendant les heures de travail ou s'il y a un délai. Précisez ce délai et évitez les phrases du type "Nous vous répondrons dès que possible".
- Clair et concis: Les réponses automatiques doivent être brèves et directes. N'incluez que les informations essentielles présentées de manière claire et facile à comprendre.
- Personnalisez chaque message: Faites en sorte que chaque message soit personnel. Utilisez le nom de votre client et d'autres détails pertinents pour envoyer des messages personnalisés. Sur respond.io, vous pouvez utiliser des espaces réservés appelés variables dynamiques pour inclure des noms de clients, des dates, des numéros de commande, etc.
- Communiquez avec la voix de votre marque: Veillez à ce que vos messages de réponse automatique WhatsApp reflètent la voix unique de votre marque. Adaptez le ton, le langage et le contenu à la personnalité et aux valeurs de votre marque, afin d'améliorer la reconnaissance des clients.
En gardant ces bonnes pratiques à l'esprit, nous avons fourni des exemples de messages que vous pouvez utiliser dans différentes situations.
Exemple de message de réponse automatique WhatsApp : 15 exemples que vous pouvez utiliser
Il existe de nombreuses façons d'élaborer une réponse automatique pour les clients sur WhatsApp Business. Elle peut être adaptée à différentes situations ou aux résultats souhaités.
Nous avons donc classé cinq types de situations : les messages de bienvenue, les messages d'absence, la capture de prospects, les mises à jour commerciales et les messages saisonniers. Voici 15 exemples de messages de réponse automatique WhatsApp que vous devriez utiliser.
Messages de bienvenue WhatsApp Auto Reply Sample
Les messages d'accueil sont votre première chance de faire une bonne première impression. Ils doivent être accueillants et informatifs, et donner le ton de la conversation.
- "Bonjour 👋 ! Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?"
- "Bonjour à tous ! Bienvenue chez [nom de l'entreprise]. Nous avons tous vos besoins informatiques sous un même toit. Commençons. 😃"
- "Bonjour de la part de [nom de l'entreprise] ! Nous sommes là pour vous aider. Dites-nous en plus sur ce que vous recherchez."
Away Message WhatsApp Auto Reply Sample
Les messages d'absence sont essentiels pour gérer les attentes des clients lorsque vous ou vos agents n'êtes pas disponibles. Ils doivent informer les clients de votre absence et du moment où ils peuvent s'attendre à une réponse.
- "Bonjour, nous sommes actuellement hors ligne. Nous sommes actuellement hors ligne. Nos heures d'ouverture sont le [insérer les heures]. Nous vous recontacterons dans les 24 heures !"
- "Merci de nous avoir envoyé un message. Nous ne sommes pas au bureau pour le moment, mais nous vous répondrons demain matin à la première heure. Si vous avez besoin d'une réponse plus rapide, veuillez consulter notre page FAQ en cliquant ici."
- "Bonjour, vous nous avez surpris en dehors des heures de bureau. Laissez-nous votre message et nous vous répondrons rapidement pendant nos heures de travail [insérer les heures]."
Exemple de réponse automatique WhatsApp pour la capture de prospects
Des messages de capture de prospects efficaces peuvent vous aider à recueillir des informations essentielles et à montrer à vos clients potentiels que vous appréciez leur intérêt.
- "Merci de l'intérêt que vous portez à nos services ! Pourriez-vous nous communiquer votre nom et votre adresse électronique afin que nous puissions vous envoyer de plus amples informations ?"
- "Nous sommes ravis d'entrer en contact avec vous ! Pour commencer, pourriez-vous nous donner quelques détails sur ce que vous recherchez ?"
- "Bonjour ! Nous allons vous fournir les informations dont vous avez besoin. Laissez-nous vos coordonnées et nous vous contacterons bientôt."
Mises à jour commerciales Exemple de réponse automatique WhatsApp
Utilisez ces messages pour informer les clients des mises à jour importantes de l'entreprise, comme une urgence ou un retard dans les délais de réponse. Soyez proactif pour gérer les attentes des clients et leur garantir une expérience plus agréable.
- "Nous mettons à jour notre système pour mieux vous servir. Nos services seront temporairement indisponibles jusqu'au [date et heure]. Nous vous remercions de votre patience"
- "Nous sommes actuellement confrontés à un volume élevé de messages. Nous répondrons à votre message dès que possible."
- "Bonjour ! Nous nous excusons pour l'interruption que vous subissez avec notre [service]. Notre équipe travaille activement à la résolution du problème le plus rapidement possible. Nous prévoyons une résolution dans l'heure qui vient et vous remercions de votre patience. Nous vous remercions de votre compréhension."
Messages saisonniers WhatsApp Auto Reply Sample
Les messages saisonniers sont un excellent moyen d'établir un lien plus personnel avec les clients pendant les vacances ou les événements spéciaux. C'est aussi une période où les entreprises
- "Season's Greetings ! 🎄 L'équipe de [nom de l'entreprise] est là pour vous aider à faire vos achats de fin d'année. Faites-nous savoir comment nous pouvons rendre votre expérience plus joyeuse."
- "Bonne année de la part de [nom de l'entreprise] ! 🎉 En guise de remerciement à tous nos clients, voici un bon d'achat de 30% lorsque vous faites vos achats sur notre application !"
- "Joyeuses fêtes de la part de la famille [nom de l'entreprise]. Nous sommes actuellement en congé et serons de retour le [date].
Pour commencer, il vous suffit de créer un message de réponse automatique WhatsApp à l'aide d'un exemple. Qu'il s'agisse d'un message d'absence ou d'un message de capture de prospects, il est désormais beaucoup plus facile de répondre aux demandes des clients.
Comme vous pouvez le constater, la mise en place de réponses automatiques sur WhatsApp est plus qu'une simple commodité. Il s'agit d'une démarche stratégique visant à améliorer l'interaction avec les clients. Grâce à nos exemples et à nos directives, vous êtes bien équipé pour créer des réponses automatiques qui trouvent un écho auprès de vos clients et qui reflètent la voix unique de votre marque.
Alors, qu'attendez-vous ? Commencez à envoyer des messages de réponse automatique WhatsApp sur une plateforme d'IA conversationnelle et badgée Meta Business Partner. Créez un compte respond.io gratuit et connectez votre compte WhatsApp API pour commencer dès aujourd'hui.
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Pour en savoir plus
Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de WhatsApp pour votre entreprise ? Consultez les articles ci-dessous :
- Comment utiliser les messages interactifs de WhatsApp
- Guide pour la mise en place d'un code QR WhatsApp pour votre entreprise
- Comment conclure des ventes sur WhatsApp
